
【忘年会や新年会の会費徴収】メールで連絡するときの例文
2017/12/18
忘年会や新年会の会費案内。
どちらも年に一度しかないので、言い回しなどに気を使いますよね。
幹事さんに向けて、忘年会や新年会のお知らせ・会費徴収などに使えるメール例文を作りました。
忘年会や新年会の会費徴収 気を付けること
飲み会の幹事をするのは大変ですが、
忘年会・新年会だと猶更です。
何故なら、普通の飲み会と違って
全国で同じ時期に一斉にするわけですからね。
お店の確保や、師走のあわただしい中での
こまごまとした連絡など…
普通の飲み会の幹事ならまあいいですけど、
忘年会の幹事はやりたくないなぁなんて思います(^^;)
幹事さん、本当にご苦労様です。
というわけで、忘年会や新年会など
普段よりちょっぴりバタバタする飲み会の
会費徴収の注意点について。
必ず事前に集めること!
飲み会の会費徴収にはいくつかのタイミングが
あります。
◆事前
◆会計時
◆後日
この中でも、やはり事前に集めておくのが
ベストです。
特に会計時になって「一人〇円でお願いしま~す」
とやるのは、よっぽど親しい中(少人数)
でもない限りお勧めできません。
というのは
- 誰が払ったか払ってないかわからなくなる
- 支払いをごまかしたりする人もいる
- 酔いつぶれていて払えない人がいる
- 途中で帰る・遅れてくる人への対応でばたばたする
などなど、
スムーズにいかない要素しか見当たらないですから…
支払い時のバタつくのでは、幹事の印象もよくないですし、
お金のトラブルは、せっかくの楽しい雰囲気を
台無しにしてしまいます。
後日に集めるという手もありますが、
立て替えるのがまず大変です。
それに、なかなか支払ってくれない人もいたりして、
取り立てが結構面倒なのです。
そして、事前に金額が判っている方が
参加する側としてもやっぱり安心ですからね。
ということで、事前徴収を強くおすすめします。
コースではないので事前に料金がわからない!
という場合も、
先に一定金額を集めておいて、後でリターンする方が安心です。
忘年会や新年会の会費徴収 案内メール例文
では、忘年会や新年会の会費の事前徴収に
そのまま使えるメール例文をご紹介いたします。
件名:忘年会のご案内
~部の皆様
忘年会のお知らせです。
早いもので、今年も残すところあとわずかとなりました。
さて、今年最後、諸々の思い出を振り返る機会として、
忘年会を企画させていただきました。
万障お繰り合わせの上、
ご出席いただきますようお願い申し上げます。
*******************************************
日時:〇月〇日 〇時~〇時
場所:店舗情報(URL)、地図など
参加費:〇千円(飲み放題つき)
*******************************************
- 参加費は事前徴収とさせていただきます。〇日までに幹事にお支払いくださいますようお願いいたします。
- なお、〇日以降のキャンセルにつきましては参加費のご負担をお願いいたします。
こちらは新年会バージョンです↓
冒頭の言い回しを新年用にしてあります。
件名:新年会のご案内
~部の皆様
新年あけましておめでとうございます。
新年会のお知らせです。
新たな年のスタートを祝い、新年の抱負を語り合う場として、恒例の新年会を今年も企画いたしました。
万障お繰り合わせの上、
皆様ご出席いただきますようお願い申し上げます。
*******************************************
日時:〇月〇日 〇時~〇時
場所:店舗情報(URL)、地図など
参加費:〇千円(飲み放題つき)
*******************************************
- スムーズな会計のため、参加費は事前に集めさせていただきます。〇日までに幹事にお支払いくださいますようお願いいたします。
- なお、〇日以降のキャンセルにつきましては参加費のご負担をお願いいたします。
会費徴収のポイント
お金を出してください、というのは
口頭でも文面でも、なかなか言い辛いものです。
いかにも「お金払って!」だと嫌~な感じですし、
かといって大事な点ですから、曖昧にぼかすのも
よくありません。
というわけで…
お金の連絡だけだとちょっと殺伐としていますので、
他の詳細と一緒にまとめてしまうのがおすすめ。
日程や時間、お店情報の中に紛れ込ませると
お金臭さがなくなります。
日にちなどは先に連絡してしまってる場合でも、
お店情報(~が美味しいお店です!)などと
合わせて伝えるといいですよ。
まとめ
新年会や忘年会、出席するだけなら楽ちんですが、
お金のやりとりが絡むとどうしても気苦労がありますよね。
お金のことはなかなか伝えづらいものがありますが、
できるだけ事務的に、そして他の情報と合わせて、
というのが印象をソフトにするポイントです。
幹事さんは大変ですが、頑張ってくださいね。